Wichtig für erfolgreiche Veränderungen ist die Entwicklung einer klaren Strategie, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist! Ziel ist, mit dem bestmöglichen Einsatz strukturierter, standardisierter und digitaler Lösungen, den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen.
Unser Gesamtpaket der Strukturierung, Standardisierung und Digitalisierung unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Durch unsere strukturierte Herangehensweise, die Definition von klaren Regeln und die Einführung von digitalen Tools und Technologien kann Ihr Unternehmen die Arbeitsabläufe verbessern und so wertvolle Zeit und Ressourcen sparen.
Develop your business – Effizient & Klar
1. Strukturieren – Klar Schiff machen!
Durch eine klare Strukturierung von Büroaufgaben und Organisation des Arbeitsplatzes können wir Ihre Abläufe optimieren und die Produktivität steigern
Wir sortieren alle eingehenden und ggf. liegengebliebenen Dokumente und entscheiden gemeinsam über ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Wir entwickeln einen Ablagestandard, der zu Ihrem Unternehmen und zu Ihrer Branche passt, um Dokumente auf effiziente Weise zu organisieren und abzulegen. Beispielsweise können wir für jeden Kunden, jedes Projekt oder jede Aufgabe einen Ordner anlegen, natürlich so, dass die Dokumente für Sie leicht auffindbar ist.
Wir bestimmen gemeinsam, welche Aufgaben am dringendsten erledigt werden müssen und welche am wichtigsten sind. Um Ihre Produktivität zu erhöhen, sollten Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und sicherstellen, dass Sie diese effektiv erledigen können.
Wir überprüfen Ihre Arbeitsweise und schauen, ob Sie Ihre Aufgabenstruktur verbessern können.
Wir reduzieren das Papieraufkommen in Ihrem Büro, indem wir digitale Dokumente erstellen und diese elektronisch speichern.
Wir schaffen eine Routine für das Sortieren und Ablegen von Dokumenten. Damit vermeiden Sie das Aufschieben von Aufgaben über längere Zeit. Zusätzlich planen wir Ihre Arbeitstage und legen realistische Zeiten für Aufgaben fest. Fristen werden terminiert in einem Kalender oder einer To-Do-Liste terminiert.
Wir ergreifen geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten und Informationen zu schützen.
2. Standardisieren – Auf Kurs bringen!
Standardisierung Ihrer kaufmännischen Aufgaben ist ein weiterer wichtiger Schritt, um die Effizienz, Qualität und Einheitlichkeit der Abläufe zu erhöhen. Nachdem Ihre Büroaufgaben strukturiert und geordnet sind, definieren wir klare Regeln und Abläufe, die bei der Durchführung der Aufgaben einzuhalten sind.
Identifizieren der Aufgaben, die standardisiert werden können und sollten:
Wir beginnen gemeinsam mit der Ermittlung der Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse sowie die dazugehörigen Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Dabei identifizieren wir die beteiligen Prozessschritte und sammeln die Kenntnisse sowie Erfahrungen alle relevanten Personen in Ihrem Unternehmen.
Geschäftsabläufe analysieren und visualisieren:
Das Aufnehmen der Geschäftsprozesse ist wichtig, um den aktuellen Status Quo der Arbeitsabläufe zu verstehen. Dabei erkennen und analysieren wir gemeinsam eventuelle Schwachstellen, die bei der Ausführung der Aufgaben auftreten. Das kann helfen, Missverständnisse aufzudecken und zukünftig sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis für die Aufgaben haben.
Definieren von Standards und Entwicklung der Soll-Prozesse:
Das Definieren von Standards ist ein wichtiger Schritt, um die Arbeitsabläufe zu vereinheitlichen. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Prozessaufnahme erstellen wir ein Soll-Konzept. Hierbei geht es darum, eine einheitliche Arbeitsweise für bestimmte Aufgaben in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. Das kann z.B. die Anwendung bestimmter Formate, die Verwendung von bestimmten Tools oder die Einhaltung bestimmter Verfahrensregeln beinhalten.
Auch die Definition klarer Verantwortlichkeiten ist in diesem Schritt vorgesehen. Das kann helfen, sicherzustellen, dass alle Beteiligten verstehen, was von Ihnen erwartet wird.
Überprüfung der Ergebnisse und Schulung des Personals:
Die regelmäßige Kontrolle der Ergebnisse zu den standardisierten Aufgaben hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass die Anpassungen Ihren Erwartungen entsprechen und Abläufe weiterhin optimiert bleiben! Eventuell können über die Zeit auch Änderungen notwendig sein, weil sich in Ihrem Unternehmen die Anforderungen geändert haben.
Schulungen des Personals sind wichtig, um die Mitarbeiter*Innen bei der Ausführung der Aufgabenstandards weiterzuentwickeln. Wir stellen damit sicher, dass das Personal die Bedeutung und die Vorteile der Standardisierung versteht und über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, die Aufgaben auszuführen.
3. Digitalisieren – Zu neuen Ufern aufbrechen!
In der Tat ist auch die Digitalisierung ein effektives Mittel, um Ordnung und Entlastung in das Büro zu bringen und effizienter zu arbeiten. Durch den Einsatz von digitalen Tools und Technologien können Prozessschritte bis hin zu ganzen Prozessen automatisiert sowie wertvolle Zeit und Ressourcen gespart werden.
Digitale Unternehmensstrategie
Die Entwicklung einer digitalen Unternehmensstrategie ist ein wichtiger Schritt für Ihr Unternehmen, um Ihre Chancen der Digitalisierung zu nutzen und weiter wettbewerbsfähig zu bleiben.
Sie sollten prüfen, ob Ihr Geschäftsmodell im digitalen Wandel noch zeitgemäß ist oder ob ein neues Geschäftsmodell entwickelt werden kann. Die Neuausrichtung des Geschäftsmodells ist eine große Chance:
- Sie können neue und bessere Produkte und Dienstleistungen entwickeln
- Ihren Kundenstamm erweitern und
- neue Wachstumsbereiche erschließen.
Dabei stehen Kundenbedürfnisse und -erwartungen im Fokus
Herausforderungen, wie Globalisierung, Fachkräftemangel, Digitalisierung und Nachhaltigkeit haben einen großen Einfluss auf die unternehmerischen Entscheidungen. Diese Einflüsse machen es für Ihr Unternehmen notwendig, das eigene Handeln und Wirtschaften und das zugrundeliegende Geschäftsmodell zu bewerten und sich ggf. auch strategisch neu aufzustellen.
Eine erfolgreiche digitale Transformation fordert Anpassungen bis hin zum Kulturwandel in Ihrem Unternehmen. Mitarbeiter*Innen sollten unbedingt in diesen Änderungsprozess eingebunden werden, um das Verständnis für die neuen Technologien und Prozesse zu entwickeln. Interne Kommunikation bis hin zu Schulungen sind wichtige Maßnahmen, um Verständnis und Motivation für den Kulturwandel zu unterstützen.
Die Umsetzung der digitalen Strategie sollte schrittweise erfolgen und durch ein regelmäßiges Monitoring überwacht werden. Dabei definieren wir gemeinsam Erfolgskennzahlen, um den Erfolg der digitalen Transformation zu messen und zu bewerten.
Auch der Vertrieb entwickelt sich durch die Digitalisierung rasant weiter. Die Wege, die Ihre Produkte und Dienstleistungen nehmen, wechseln mehr und mehr von traditionellen zu digitalen Kanälen. Natürlich werden dabei menschliche und automatisierte Interaktionen für den Vertrieb weiterhin nebeneinander bestehen. Der klassische Vertriebsweg wird aber an Relevanz verlieren.
Wollen Sie erfolgreich bleiben? Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden neu und bilden diese digital ab. Entwickeln Sie Ihre Produkte und Lösungen weiter und nehmen Sie Ihre Mitarbeiter auf diesem digitalen Kurswechsel mit.
Ganzheitliche IT-Strategie
Bei der Entwicklung der IT-Strategie betrachten wir einen ganzheitlichen Ansatz unter Kombination Ihres passenden Technologieeinsatzes, den Geschäftsprozessen und Ihrer Unternehmensorganisation.
Wir wählen Technologien und Tools aus, die Ihre Ziele und Geschäftsmodelle unterstützen und zu Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur passen.
Durch das Scannen oder Abfotografieren von Papierdokumenten können Sie digitale Kopien erstellen, die Sie später schnell und einfach durchsuchen und organisieren können. In digitalen Ordnern können Sie Dokumente und Informationen effizient organisieren und wiederfinden.
Durch den Einsatz von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen können Dokumente zentral verwaltet und abgerufen werden. Dies spart Ihnen Zeit bei der Suche nach Informationen und ermöglicht es Ihnen, Dokumente einfach und schnell zu teilen.
Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben können Zeit und Ressourcen gespart werden. Routineaufgaben wie die Erfassung von Daten, Erstellung von Belegen und Prüfung von Rechnungen können automatisiert werden, so dass Sie mehr Zeit für andere Aufgaben haben.
Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs aus auf Dokumente zuzugreifen, erleichtert die Arbeit und ermöglicht es, flexibler zu arbeiten.
Digitale Kollaborationstools wie Videokonferenzen, Wissensdatenbanken und Cloud-basierte Arbeitsbereiche erleichtern den Wissenstransfer, die Zusammenarbeit im Team und ermöglichen es, schnell auf Informationen zuzugreifen.
Digitale Kommunikationswege machen die Zusammenarbeit einfacher und schneller. Auch die Organisation von Besprechungen oder die Planung von Aufgaben kann durch den Einsatz digitaler Tools optimiert werden.
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen es Ihnen, auf Ihre Dokumente von überall und zu jeder Zeit zuzugreifen.
Ihre persönliche Office Mentorin!
Ich helfe Ihnen dabei, Struktur und Ordnung in die anfallenden Büroarbeiten zu bringen. Gemeinsam entwickeln wir passende effiziente Prozesse mit Hilfe von digitalen Werkzeugen. Zusammen gestalten wir Ihre digitalen Geschäftsmodelle, finden die passenden digitalen Lösungen und schaffen Zusatznutzen sowie Mehrwerte für Ihr Business.
Manja Stahl
Diplom Wirtschaftsjuristin
